Przebieg i etapy realizacji
Prace nad projektem rozpoczęły się od określenia celów i opracowania studium wykonalności, będącego integralna częścią składanego w 2008 r. wniosku o dofinansowanie.
Zgodnie z założeniami projektu w sierpniu 2010 roku w wyniku przeprowadzenia negocjacji na świadczenie usług Inżyniera Kontraktu dla projektu został wyłoniony Wykonawca firma Nizielski & Borys Consulting Sp. z o.o.
Kluczowym momentem w realizacji projektu była decyzja Województwa Śląskiego o dofinansowaniu projektu. Rzeczowa realizacja rozpoczęła się podpisaniem we wrześniu 2010 roku umowy o dofinansowanie pomiędzy Województwem Śląskim, reprezentowanym przez Zarząd Województwa Śląskiego – Instytucją Zarządzającą, a Stowarzyszeniem Rozwoju i Współpracy Regionalnej OLZA – Liderem Projektu.
Zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu w pierwszej kolejności opracowany i ogłoszony został przetarg, którego zadaniem było wyłonienie Wykonawcy, będącego jednocześnie dostawcą sprzętu komputerowego oraz Elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów. Za najkorzystniejszą ofertę w postępowaniu przetargowym uznana została oferta Konsorcjum TBD Polska S.A. oraz R-data Sp. z o.o.
Zgodnie ze studium wykonalności i wnioskiem o dofinansowanie wyłoniony Wykonawca dostarczył sprzęt i wdrożył oprogramowanie według ustalonego harmonogramu.
W pierwszej kolejności dostarczono, skonfigurowano oraz uruchomiono sprzęt u wszystkich partnerów projektu. Podział w poszczególnych gminach kształtował się następująco:
· Wisła – 1 zestaw czytników kodów, 3 zestawy do podpisu elektronicznego, 1 skaner wysokowydajny, 1 serwer, 3 zestawy komputerowe oraz 1 drukarka
· Istebna - 1 zestaw czytników kodów, 7 zestawów do podpisu elektronicznego, 1 skaner oraz 4 zestawy komputerowe
· Goleszów - 1 zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego oraz 1 skanery, 1 serwer
· Strumień - 1 zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe oraz drukarka
· Brenna - zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, 2 skanery, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, klimatyzator
· Chybie - zestaw czytników kodów, 4 zestawy do podpisu elektronicznego, skaner, serwer, zestaw komputerowy, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
· Dębowiec - zestaw czytników kodów, serwer, 2 zestawy komputerowe, drukarka, urządzenie wielofunkcyjne
Następnie zainstalowany i skonfigurowany został system obiegu dokumentów. W projekcie zakupiono 188 licencji oprogramowania. Wdrożenie obejmowało opracowanie i zamodelowanie procedur, przeprowadzenie warsztatów oraz szkoleń użytkowników, liderów i administratorów. Podczas szkoleń przeszkolonych zostało 188 osób, a szkolenia przebiegły pomyślnie i bez zakłóceń.
Efektem końcowym prac było przeprowadzenie procedur odbiorowych w ramach, których zweryfikowany został dostarczony w projekcie sprzęt. Dokonano również wdrożonego systemu obiegu dokumentów oraz podpisane zostały protokoły końcowe.
Niebagatelne znaczenie dla powodzenia projektu miała ścisła współpraca i zaangażowanie pomiędzy Wykonawcą, Liderem i Inżynierem Projektu. Ze względu krótki termin realizacji projektu strony pozostawały w stałym kontakcie, a współpraca była efektywna. Projekt z dniem 29 kwietnia 2011 roku został zakończony sukcesem.
Elektroniczny System Obiegu Dokumentów
W projekcie wdrożone zostało rozwiązanie firmy specjalizującej sie w wytwarzaniu wysokiej jakości dedykowanych rozwiązań informatycznych dla podmiotów publicznych. Zaoferowany przez Wykonawcę System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (ESOD) umożliwia sprawne zarządzanie obiegiem dokumentów przetwarzanych w urzędzie, procedowanie spraw oraz prowadzenie rejestrów i archiwów. Pozwala również na automatyzację pracy urzędu i zarządzanie dostępem do informacji przy zagwarantowaniu bezpieczeństwa przechowywanych danych. ESOD gwarantuje spójny, płynny obieg dokumentów kancelaryjnych, wspomaga zarządzanie obiegiem spraw i związanej z nimi korespondencji (pism, dokumentów, notatek), umożliwia obsługę dokumentów nadsyłanych w postaci papierowej oraz elektronicznej. System oparty jest o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i wykorzystuje mechanizmy automatycznego przepływu pism („work flow”) wspomagające bezobsługową pracę systemu.
Wdrożenie rozwiązania miało na celu ułatwienie zarządzania dokumentami w urzędzie poprzez zintegrowane rozwiązanie obejmujące zarówno dokumentację w formie papierowej jak i w postaci elektronicznej oraz uporządkowanie zagadnienia zarządzania dokumentami i ich przepływem pomiędzy poszczególnymi miejscami w urzędach. Jednym z pobocznych celów i korzyści wdrożenia oprogramowania jest zarządzanie dokumentami papierowymi przechowywanymi w archiwum.
Dzięki modularnej budowie i szerokim możliwościom konfiguracji, system został precyzyjnie dostosowany do wymagań poszczególnych urzędów. Koszty wdrożenia zostały ograniczone za względu na wykorzystywanie platformy typu open source.
ESOD jest rozwiązaniem w pełni zgodnym z Kodeksem postępowania administracyjnego i Instrukcjami Kancelaryjnymi dla organów gminy i organów powiatu, regulacjami m. in. w zakresie: Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA) oraz numeracji i klasyfikacji spraw, Ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i Ustawą o ochronie danych osobowych, a także z innymi aktami prawnymi, w tym rozporządzeniami do ww. ustaw, określającymi zasady informatyzacji działalności jednostek samorządu terytorialnego.
System pozwala na wykorzystanie możliwości jakie daje praca z kodami kreskowymi oraz usprawnienia istniejącą komunikację na linii Obywatel-Urząd-Obywatel, a także ułatwia pracę w samym sektorze usług publicznych. Wprowadza dodatkowo efektywne gospodarowanie czasem pracy, redukcję kosztów związanych z bieżącym funkcjonowaniem urzędu oraz automatyzację wielu powtarzalnych czynności. Każdy wygenerowany za pomocą ESOD dokument elektroniczny, jest udostępniany pracownikom, bez konieczności opuszczania stanowiska.
Integracja z platformą SEKAP
Gminy biorące udział w projekcie przystąpiły do projektu Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej (SEKAP), realizowanego przez jednostkę Województwa Śląskiego – Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego.
SEKAP to strategiczny dla rozwoju regionu innowacyjny projekt samorządów gmin i powiatów Województwa Śląskiego, który swoim zakresem obejmuje stworzenie teleinformatycznego środowiska dla świadczenia usług publicznych w formie elektronicznej, działania analityczne związane z przygotowaniem organizacyjnym do wdrożenia powyższego środowiska, a następnie zarządzania działaniami związanymi ze świadczeniem usług publicznych. Efektem realizacji projektu jest modernizacja administracji samorządowej poprzez zwiększenie poziomu wykorzystania nowoczesnych technologii informacji i komunikacji. Dzięki realizacji projektu wzrasta poziom usług administracyjnych dla mieszkańców i przedsiębiorców świadczonych drogą elektroniczną oraz zwiększa się efektywność pracy administracji m.in. w zakresie realizacji tych usług.
Poprzez integrację ESOD z platformą SEKAP interesanci będą mogli m.in. dokonywać płatności elektronicznych, składać elektroniczne wnioski do urzędów czy też śledzić postęp realizacji zgłoszeń. Poprzez zastosowanie takiego rozwiązania w wyniku uruchomienia usług świadczonych drogą elektroniczną w urzędach wzrośnie poziom obsługi petenta. Brak konieczności osobistego stawiennictwa ze strony interesanta w urzędzie pozwoli zaoszczędzić czas, obniżyć koszty oraz przyśpieszyć realizację zadań.
